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如何召开不令人讨厌的会议？

时间：2023-02-10 22:12    来源：未知    作者：admin    点击： 次

企业里各种会议不可避免，人们也期望通过会议取得成果，包括观点一致、理解、资源分配、项目立项、权力部署、工作推进等等，所以我认为如果让会议具备活力，将会对团队的运作效率及人员状态产生莫大的好处，因此在我的团队管理经历中，非常重视开会的质量，我希望每一次会议后从人们脸上看到的是振奋、兴趣以及接下来对执行的“蠢蠢欲动”。

但多数情况下，职场人参与的会议都令人生厌，怎么形容呢？节奏缓慢、内容发散、毫无结论、令人沮丧、浪费时间等等，这是我在接触其他团队时得到的反馈。

我也参与过许多讨厌的会议，甚至是令人绝望的会议。去年机缘巧合，因为某上市公司创始人描述的愿景打动了我，加入公司担任副总裁，可我很快发现与预想的状况差距太大，问题出现在一群高层人员身上，他们热衷于组织各种会议来烘托自己的位置。长达两三个小时的会议都在听下属读ppt，我很困惑，那么多人参加的会议时间多么宝贵，为什么会前不能看材料，却要每周花数个小时听各个下属读报告，然后高管现场做出一些指示，似乎会议越是压抑和紧张，他们越是觉得满足。这些情况让我日渐失望，直到最后一根稻草的出现。当时创始人跟我说周末有个会议，而我在出差途中只能远程参会，我知道这个议题以他们的风格又是拖沓冗长毫无价值的讨论，所以提前一晚上花半个小时把议题需要的执行要点和思路框架做了出来。

第二天果然如此，我并未主动发言，直到创始人对这些PPT不耐烦，问我想怎么做的时候，我只用了三分钟便把要点一条条清楚地列了出来，这是创始人要的东西。不过很遗憾，公司一直对我很好也足够尊重，但我的内心却对这样的模式感到绝望，同级别的人我无力去改变，会后就毫不犹豫提交了辞呈，因为我珍惜自己的时间，需要去做更有价值的事情。

根本原因在于企业领导者没有意识到开会是一件多么昂贵的事情，所以不会用心设计如何把会开好，容忍一群高薪人士白白耗费时间。我当时悄悄计算了一下，开会的这群人年薪总和接近两个亿了，就算按高管一年365天都在工作，每天工作10小时计算，每小时仅人工成本就已经近5.5万，这种会一开就是三四个小时，每个月好几次，一年下来会议成本高达近千万！再加上中基层参与庞大数量的会议，恐怕人工核算下来会议成本是个天文数字，但开会用掉的时间又产生了多少价值呢？我甚至在想，他们怎么愿意把自己宝贵的时间耗费在毫无意义的会议上，除非他们的收入中有相当大一部分属于“不劳而获”，因为会议开了一天，工资照样拿到手，否则作为人怎会不珍惜自己的时间呢？

员工们也是特别讨厌占据他们许多时间又毫无意义的会议，毕竟他们身上还有很多事情，还有KPI，无效的会议只会加重他们的负担。

如何召开不令人讨厌的会议呢？关键在于会议的组织者，他必须懂得促进会议的方法，让参会人付出的时间不会浪费，老胡根据自己的管理经验在此介绍三种方法。

第一，站出来结束无序的讨论
有一些需要各方给予意见的会议，在会议上会陷入争论，并且作为旁观者你会看到他们争论都不在一个点子上。即使会议室里有电子白板，也尽是画满了潦草而相互冲突的图和文字，只有写的人自己知道是什么，其他人都沉浸在自己的意见中。看起来氛围活跃，实则完全无法达成一致意见。

这个时候，需要会议的组织者站出来（以前我分享过会议最好要有高一级别的人参加，才会易于做出决策），将刚才大家讨论的问题和观点逐一列出来，把明显不属于议题的建议删掉，给大家看到这样的架构，问每个人是否准确表达了他们的意见，再开始一个接一个地解决问题。虽然还是会存在争议，但就从无效走向聚焦，争议变得有效。

会议的组织者一定要投入精力去帮助与会人员清晰架构，去探索能走向认同的议题，这需要他具备冷静的旁观者头脑。

第二，引导会议的节奏
很多时候，会议的主题和议程变成了摆设，虽然讨论要有灵活性，让参会人员能充分表达自己的意见，但很多时候人们的讨论却偏题跑到另外一边去了，甚至还滔滔不绝地讲着。

这个时候，作为会议的组织者应该礼貌地打断谈话，提醒大家关注本次会议的议题和议程，要求他们暂时搁置“热烈”的讨论。当然，如果偏离的话题非常有价值，那可以提议确定另外一个专题会议或者调整本次会议的议程。

在整个过程中，还需要关注参会人员的发言情况，有些人说得太多，而有些人一言不发，这时候就需要控制一下发言权，这也是在偏离话题时回到主题的好办法。

例如，原本讨论新业务版块的会议，却被某位平常爱说话且较为强势的中层偏离到部门绩效指标的不满上去，这时候主持人可以趁他说话的间隙控制节奏：“好的，你说的这些我们可以再讨论，现在我想听一下XX经理的意见，他一直很认真地听大家意见，想必也有了自己的想法。”

但是，引导会议节奏最难的情况就在于有邀请上级参加时，恰恰是上级偏离了话题，这其实很常见。上级可能看到会议中呈现的某项数据或者内容而感到不快，就会很容易转移到某件事或者某个人上面说个不停，而其他人则不敢吭声，生怕战火烧到自己身上来，这种会议不仅将氛围搞差，也会毫无结果可言。

但不管怎么样，作为会议的组织者，就应该有责任去引导会议的节奏。如果你是参会人群中的最高层级人员，对会议的控制责无旁贷；如果你邀请上级参会却担心他打乱节奏，那干脆就别邀请他参加，事后给予单独的详尽汇报即可。

需要提醒的是，能够良好引导会议节奏的最佳办法是做好充足的会前准备以及设置会议引导者。我在组织重要会议时，会提前安排一位会议引导者，他会根据我的要求拟定议程，对每个人的发言时间都会控制，并且督促与会人员会前提交相关资料并分享给所有参会者，每个人都清楚彼此的意见，就不用浪费会议上的时间，把时间留给问题的深入探讨和决策。

第三，确定真正参与的人
我们希望会议结束后，每个人是清晰且充满活力的，而不是迷茫地走出会议室，每个参会人员都真的感到自己参与进去了，而不是毫无责任地来旁听，减少“混会议”的无效工作人员。

记得刚接手一个战略项目的时候，第一次开会就把我“惊”着了，下属给我的参会名单足足有四十多个人，而我的计划里并没有涉及到他们。开会时，我发现能回答问题和参与探讨的只是几位核心成员，其他人让我感觉不到需要参加的理由。我问其中一位员工为什么会来参加这个会，她说这个项目有她所在部门需要支持的，所以每次会议都叫上她来听。我恍然大悟，她来参加我这个会非常轻松，不用做任何事，部门领导问到时，她就会回答是去参加胡总的项目会，部门领导自然不敢说什么，但有些工作就受到了耽误，就这样有很多人都在“混会议”，还显得特别忙，动不动就说没一点时间。

第二次会议开始，参会人员就控制在了十人以内，成员纷纷表示效率提高很多，以前虽然其他人不发言，但还要挨个通知、发会议纪要，明知没有参与性还要顾及脸面地询问对方有什么意见，浪费了很多时间，并且开会时也得不到回应，一大群人一声不吭地坐在那里，对会议氛围也不好。

这就需要做到务实不要摆排场，有些领导觉得自己开会一定要各个部门都来参加才够威风，其实既耽误了大量的人力资源，也让“混会议”的人有了可乘之机。务必要确定真正参与的人，让所有人都感受到会议是紧紧围绕目标的效率行为，这对他们参会的状态会起到良好作用。

除了以上三点，特别需要提醒的是对于会议记录的关注，这也是影响成员对会议看法的重要之处，任何一个上进的成员都不希望投入时间后不了了之。一份好的会议记录能对会议效果起到推进作用。

即使有专门的记录人员，也需要注意是否把会议内容完整地记录下来，尤其是会议上作出决策的下一步行动步骤及重点事项。有人说，会议记录员是个有权力的职位，因为他可以影响事情记录的方式和要强调哪些方面。的确如此，所以会议的组织者更要对会议记录进行审视，你会发现很多重要的事情、关键语句会出现遗漏，对重要的会议最好配置一个录音笔，否则会议和执行会脱节。

如果没有人积极地扮演会议促进者这个角色，多数会议就会倾向于成为很无聊、令人沮丧的事情，所以团队成员们认为“开会很令人讨厌，要尽量避开”，其实真正问题不在于会议本身，而是会议该如何开，这才是关键。